Ako već neko vrijeme koristite Trello, vjerovatno ste više puta pomislili: "Ovo je sjajno, ali volio bih da može samostalno da radi stvari." Tu nastupa Butler, motor... Automatizacija radnog procesa u Trellu Štedi vam klikove, greške i vrijeme svaki dan. Kada se pravilno koristi, može transformirati običnu kontrolnu ploču u pravu elektranu produktivnosti.
Pored Butlera, Trello ima veliki broj Pojačanja i integracije Ovi alati vam omogućavaju da povežete svoje ploče s drugim resursima poput Slacka, Google Drivea, Jire ili Confluencea. Kombiniranjem automatizacije i eksternih konektora možete izgraditi sveobuhvatan sistem upravljanja projektima, centralizirajući informacije i minimizirajući ponavljajuće, zamorne i zadatke niske vrijednosti.
Šta je Trello i zašto je toliko koristan za upravljanje projektima?
Trello je alat za vizualno upravljanje zasnovan na pločama, listama i karticama koji je postao vrlo popularan jer je Jednostavno, fleksibilno i pogodno za gotovo svaku vrstu projektaSvaka ploča predstavlja projekat ili radno područje; unutar nje, liste obično odražavaju tok (npr. Na čekanju, U toku, Završeno), a kartice predstavljaju zadatke, ideje ili konkretne stavke.
Zahvaljujući ovom sistemu, vrlo je lako vidjeti na prvi pogled šta se radi, ko to radi i u kojem je statusu svaki zadatakPored upravljanja timskim projektima, Trello se koristi i za planiranje rasporeda, organizirati sastanke i zadatkeza pohranjivanje zajedničkih resursa ili čak za lični život, kao što je obavljanje kućnih poslova ili ličnih projekata.
Jedna od najvećih prednosti je što znatno smanjuje upotrebu e-pošte, budući da Komunikacija i dokumentacija rada koncentrirana je na karticeSvaka kartica može imati komentare, priloge, datume isteka, oznake, kontrolne liste i dodijeljene članove, čime se sprječavaju beskrajni i raspršeni lanci e-pošte.
Prečice na tastaturi i napredne pretrage za brži rad
Prije nego što se upustimo u Butlerovu automatizaciju, vrijedi iskoristiti neke osnovne funkcije koje vam štede sekunde sa svakom radnjom, a u konačnici čine mnogo vremena. Prva je korištenje Prečice na tastaturi u Trellukoji vam omogućavaju kretanje i djelovanje bez ikakvog dodirivanja miša.
Često korišten primjer je ključ B, što otvara meni kontrolne ploče da brzo pronađete bilo koju ploču kojoj imate pristup. Trello nudi dugu listu kombinacija: od arhiviranja kartica i njihovog premještanja između lista do prebacivanja između ploča. Ne morate ih sve pamtiti, jer pritiskom na tipku za zatvaranje sa upitnikom (?) otvara se prozor sa svim dostupnim prečicamatako da ih možete postepeno uključiti u svoju rutinu.
Još jedan moćan trik je napredne pretrage unutar Trello-aNije samo pitanje kucanja riječi i to je to; možete koristiti posebne operatore za filtriranje kartica s velikom preciznošću. Na primjer, možete pretraživati kartice s određene ploče, određene liste, kartice dodijeljene određenom članu tima ili kartice koje ističu unutar određenog datumskog raspona.
Možete i nastupiti negativne pretrage za izuzimanje određenih pojmovaOvo je nevjerovatno korisno kada projekat ima mnogo kartica sa sličnim nazivima. Zahvaljujući ovim filterima, lociranje izgubljene kartice na velikoj tabli pretvara se iz glavobolje u pitanje sekundi, a prikaze možete prilagoditi svojim potrebama u bilo kojem trenutku.
Druge jednostavne funkcije Trello-a koje štede vrijeme
Pored prečica i pretraga, Trello uključuje nekoliko vrlo jednostavnih funkcija koje, ako se mudro koriste, omogućavaju vam da smanjite ručne zadatke i radite udobnijeJedna od njih je mogućnost kreiranja više kartica iz postojećeg sadržaja, kao što su tekstualne liste, proračunske tablice ili e-poruke.
Zamislite da imate listu obaveza u dokumentu ili e-poruci; umjesto da ih kopirate jednu po jednu, možete ih zalijepiti u karticu ili koristiti integracije da... Svaka linija automatski postaje nezavisna karta.Ovo je savršeno kada započinjete projekat sa mnogo informacija koje su već napisane izvan Trella.
Također je izuzetno korisno moći priložite povezane ploče i kartice Ako jedan projekat zavisi od drugog ili ako imate zadatke koji su povezani s drugim pločama, jednostavno ih povežite kako bi tim mogao prelaziti s jedne ploče na drugu bez gubljenja vremena na traženje linkova. Ovo pomaže u održavanju povezanosti informacija i pruža bolje razumijevanje konteksta svakog zadatka.
Još jedna zanimljiva opcija je praćenje (praćenje) lista ili foruma. Na ovaj način možete Primajte obavještenja o aktivnostima koje vas zanimaju. čak i ako niste osoba direktno odgovorna za te kartice. Idealno je za nadzornike, voditelje projekata ili kolege koji trebaju ostati informirani bez aktivnog sudjelovanja u svakom zadatku.
Šta su Trello Power-Ups i kako oni poboljšavaju vaše ploče?
Power-Ups su dodaci koji dodaju dodatne funkcije pločama i čine Trello mnogo moćnijom platformom. U suštini, oni su Integracije i ekstenzije koje proširuju osnovne mogućnosti Trello-a, što vam omogućava automatizaciju procesa, povezivanje drugih aplikacija ili poboljšanje vizualizacije informacija.
Sa Power-Ups-ovima možete raditi stvari poput sinhronizirajte kalendare, upravljajte datotekama, analizirajte podatke ili integrirajte komunikacijske alateCilj je da ne morate skakati s aplikacije na aplikaciju da biste pratili projekat, već da tabla postane centralno mjesto gdje se nalazi sve što je timu potrebno.
Jedna od njegovih najvećih prednosti je mogućnost prilagođavanja: svaki tim može aktivirati samo pojačanja koja su mu potrebna, tako da Trello se prilagođava specifičnim radnim procesima umjesto prisiljavanja tima da se prilagodi alatu. Na ovaj način, marketinški tim, tim za korisničku podršku i razvojni tim mogu koristiti Trello na vrlo različite načine na istoj osnovi.
Prednosti prilagođavanja Trella pomoću Power-Ups-ova
Prilagođavanje Trella pomoću Power-Ups-a nudi prednosti na nekoliko frontova. Kao prvo, možete poboljšajte način na koji vidite i analizirate informacijeNa primjer, pomoću analitike i dodataka za nadzorne ploče možete pretvoriti kartice u vizualne izvještaje, grafikone ili kontrolne ploče koje olakšavaju donošenje odluka.
U drugim aspektima, Power-Ups olakšavaju komunikaciju, jer omogućavaju Povežite Trello s alatima za razmjenu poruka i saradnju kao što su Slack ili Microsoft Teams. Ovo smanjuje trenje između platformi i izbjegava osjećaj da je posao "raspoređen" na mnogo različitih stranica. Sve je jasno i na organiziran način povezano.
Produktivnost također naglo raste kada dodate Power-Ups orijentirane na procese, nešto veoma korisno za rad na daljinu, poput Butlera ili Kalendara, jer oni omogućavaju Automatizirajte ponavljajuće zadatke, organizirajte ključne datume i upravljajte rokovima bez potrebe da sve pratite ručno.Ukratko, Power-Ups pretvaraju Trello u neku vrstu konfigurabilnog švicarskog nožića za svaki tim.
Integracija eksternih alata: centralizacija rada
Jedan od najvećih problema današnjih timova je taj što rade s previše alata odjednom, posebno alati za daljinsko upravljanje projektimaE-pošta, chat, upravitelj datotekama, CRM, platforma za dokumentaciju itd. To dovodi do fragmentacije informacija i složenije koordinacije. Tu Power-Ups blistaju. Integracija eksternih alata sa Trellom.
Povezivanje Trella s aplikacijama kao što su Google Drive, Slack, Confluence Cloud ili JiraOvo čini ploču centralnim mjestom za sve vaše važne podatke. Na primjer, možete otvoriti Drive dokument s kartice, provjeriti status Jira problema ili pristupiti Confluence stranici bez napuštanja Trella.
Ova centralizacija podrazumijeva da tim Provedite manje vremena tražeći raspršene informacije i više vremena za sam posao. Nadalje, greške u koordinaciji su smanjene, jer svi mogu vidjeti trenutni status ključnih elemenata na ploči bez potrebe za postavljanjem pitanja ili navigacijom između kartica.
Istaknute dodatne pogodnosti: Slack, Google Drive, Confluence, Jira i druge
Među velikim brojem dostupnih pojačanjaNeki su postali praktično nezamjenjivi za mnoge timove, posebno kada se kombinuju sa automatizacijom radnih procesa:
Pojačavanje Slack vam omogućava povezivanje razgovora sa Trello karticama.Možete slati kartice na Slack kanale, primati obavještenja o aktivnostima na Trello-u na određenom kanalu ili, ovisno o vašim postavkama, čak kreirati i ažurirati kartice direktno iz Slacka. Na ovaj način, vaš tim može ostati u svom uobičajenom okruženju za chat, a istovremeno održavati svoje ploče ažurnima.
Sa pojačanjem Google Drive vam omogućava direktno prilaganje datoteka i mapa na karticePregledajte preglede dokumenata i uvijek imajte najnoviju verziju dostupnu iz Trello-a. Ovo je vrlo korisno za prijedloge, prezentacije, dokumente sa zahtjevima ili bilo koju datoteku koju je potrebno povezati s tekućim zadatkom.
Integracija sa Confluence Cloud dodaje vrlo moćan sloj dokumentacijeOmogućava vam povezivanje Confluence stranica sa karticama, kreiranje novih stranica iz Trella i pristup resursima znanja bez napuštanja ploče. Za timove koji dokumentiraju svoje procese i projekte u Confluenceu, ova veza dodaje vrijedan kontekst svakom zadatku.
Konačno, uključivanje Jira je ključna za agilne ili softverske razvojne timoveSinhronizira probleme, epske zadatke i zadatke između obje platforme, tako da u Trellu možete vidjeti trenutni status Jira stavki, ko ih je dodijelio i njihov napredak, bez potrebe da svaki drugi dan provjeravate cijeli zaostatak unutar Jire.
Postoje i drugi Power-Upovi usmjereni na produktivnost i organizaciju, kao što je onaj za Prilagođena polja za dodavanje određenih informacija karticama, Ponavljač kartica za automatsko kreiranje ponavljajućih zadataka ili Kalendar za pregled rokova i datuma dospijeća u preglednijem vremenskom prikazu.
Direktorij Power-Ups: preko 200 ekstenzija
Trello ima direktorij s više od dvije stotine službenih ekstenzija, pored Pojačanja kreirana od strane zajednice programeraOvaj katalog je organiziran po kategorijama kako biste lakše pronašli ono što vam je potrebno na osnovu vaše upotrebe.
| Kategorija | opis | Primjeri |
|---|---|---|
| Análisis | Alati usmjereni na poboljšati analitičke i izvještajne sposobnosti vaših ploča. | Kontrolne ploče, vizualni izvještaji, paneli s metrikama |
| Comunicaciones | Integracije usmjerene na olakšavanje timske interakcije i saradnje. | Slack, Microsoft Teams, alati za chat i video pozive |
| Produktivnost | Power-Ups dizajniran za bolja organizacija zadataka i automatizacija procesa. | Batler, Kalendar, prilagođena polja, ponavljači kartica |
Zahvaljujući ovim kategorijama, vrlo je lako pronaći Power-Up koji vam je potreban bez potrebe za pregledom cijele liste. Nadalje, možete primijeniti filtere prema vrsti alata ili industriji, što pomaže... Konfigurišite Trello kako bi odgovarao radnom procesu vašeg tima na prilično brz način.
Kako aktivirati i upravljati pojačanjima na vašim kontrolnim pločama
Aktiviranje Power-Upa u Trellu je vrlo jednostavan proces. S bilo koje ploče možete otvoriti bočni meni i pristupiti odjeljku Power-Up. „Pojačanja“ za dodavanje novih integracijaKada tamo dođete, vidjet ćete cijeli direktorij i možete pretraživati po imenu ili filtrirati po kategoriji.
Kada pronađete Power-Up koji vas zanima, jednostavno kliknite na opciju „Dodaj Power-Up“ i slijedite korake za podešavanješto obično uključuje autorizaciju pristupa računu eksterne usluge (npr. vaš Google račun, Slack itd.) i podešavanje nekih osnovnih postavki.
Ako u bilo kojem trenutku želite izmijeniti radne parametre ili onemogućiti uključivanje, možete se vratiti na izbornik „Pojačanja“ na kontrolnoj tabli i pristup postavkama za svaku integracijuOdatle možete promijeniti opcije, prekinuti vezu povezanih računa ili onemogućiti ekstenziju kada vam više nije potrebna.
Važno je napomenuti da u besplatnoj verziji Trella, svaka ploča može imati samo jedno aktivno pojačanje istovremeno. Da biste koristili više pojačanja istovremeno, Potrebno je pretplatiti se na jedan od planova plaćanja (kao što su Standard, Premium ili Enterprise). Ovi planovi obično uključuju i veća ograničenja korištenja za Butler automatizacije i druge napredne funkcije.
Automatizirajte ponavljajuće zadatke u Trellu
Mnoge radnje koje svakodnevno obavljamo u Trellu su repetitivne: premještanje kartica na liste, dodjeljivanje članova, postavljanje rokova, dodavanje oznaka, arhiviranje završenih zadataka itd. Automatizacija ovih vrsta procesa jedan je od najboljih načina za uštedite vrijeme i smanjite ljudske greške u upravljanju projektima.
Neke automatizacije se mogu postići jednostavnim pojačanjima, kao što je ponavljač kartice za automatski kreirajte ponavljajuće zadatke (na primjer, kontrolna lista na kraju mjeseca) ili putem vanjskih alata kao što su Zapier ili IFTTT, koji vam omogućavaju generiranje kartica iz događaja u drugim aplikacijama (Gmail e-pošta, Evernote bilješka, događaj u Google kalendaru itd.).
Međutim, pravi ključ automatizacije unutar Trello-a je Butler. Ovaj sistem je dizajniran tako da svako, bez znanja programiranja, može definirajte pravila i naredbe koje se automatski izvršavaju kao odgovor na određene radnje unutar odbora. To jest, pretvorite svoj način rada u neku vrstu "ako se ovo dogodi, uradi ono".
Butler: Trello-ov mehanizam za automatizaciju
Butler je paket alata integriranih u Trello koji vam omogućava kreiranje pravila, dugmadi i automatizacija za kartice, liste i cijele ploče. Njegova glavna svrha je Eliminišite ponavljajuće ručne zadatke i optimizujte radni proces timatako da se možete fokusirati na sadržaj umjesto na mehaniku.
Zanimljivo je da Butler koristi interfejs tipa čarobnjaka gdje unosite fraze poput "kada se ovo dogodi, uradite to". Ne morate pisati kod; jednostavno Vi birate okidače i akcije u padajućim menijima. Ovo omogućava bilo kome da dizajnira automatizacije bez oslanjanja na tehnički tim.
Butler nudi nekoliko načina za automatizaciju ploče: pravila koja se automatski aktiviraju određenim radnjama, komande na kartici ili ploči koje se pokreću pritiskom na dugme i automatizacije zakazane po datumu ili vremenskom intervalu. Sve se ovo konfiguriše korištenjem iste logike okidača i akcija.
Kako funkcionišu Batlerova pravila i naredbe?
Početna tačka za kreiranje pravila pomoću Butlera je definirajte okidačNa primjer, „kada se kartica premjesti na listu X“ ili „kada se određena oznaka doda kartici“. Nakon što se događaj utvrdi, odlučujete šta Butler treba sljedeće učiniti, povezujući jednu ili više radnji.
Na primjer, možete reći Butleru da Kada se kartica premjesti na listu "Gotovo", automatski je arhiviraj.Dodajte komentar sa standardnom porukom i uklonite rok. Na taj način, čim neko označi zadatak kao završen, Butler se brine o tome da sve sredi i organizira, bez potrebe da to iko radi ručno.
Druga mogućnost je stvaranje dugmad na karticama ili na ploči koja izvršavaju određeni niz radnjiZamislite dugme pod nazivom „Pripremi za pregled“ koje, kada se pritisne, dodjeljuje karticu odgovornoj strani, premješta karticu na listu „U pregledu“ i dodaje kontrolnu listu s koracima koje treba slijediti. Jednim klikom može se izvršiti nekoliko koraka koji su prethodno urađeni jedan po jedan.
Butler također omogućava zakazivanje periodične ili datumske radnjeOvo uključuje funkcije poput dnevne provjere isteklih kartica i njihovog premještanja na listu "Hitno" ili slanja sedmičnog sažetka kanalu, integrirajući se s drugim alatima. Ovo pomaže u praćenju kritičnih zadataka i održavanju organizirane kontrolne ploče uz minimalan napor.
Butlerovi automatski prijedlozi i ograničenja prema planu
Dodatna vrlo zanimljiva karakteristika Butlera je da analizira kako koristite Trello i predlaže Prijedlozi za automatizaciju na osnovu radnji koje najčešće ponavljateNa primjer, ako stalno premještate kartice na određenu listu kada se promijeni njihov status, Butler može preporučiti pravilo koje će to automatski učiniti.
Ovi prijedlozi uveliko pojednostavljuju postavljanje automatizacije, jer Ne moraš sve izmišljati od nule.Sistem sam detektuje obrasce i nudi vam poluizgrađene opcije koje samo trebate prilagoditi svom ukusu.
Što se tiče dostupnosti, osnovne Butlerove opcije su aktivne za sve korisnike Trello-a, uključujući i one na besplatnoj verziji. Međutim, planovi Business Class, Premium i Enterprise uključuju... naprednije mogućnosti, veća ograničenja korištenja i pristup moćnijim automatizacijamaOvo je važno za timove koji se u velikoj mjeri oslanjaju na automatizaciju za svoje svakodnevno poslovanje.
Vanjska proširenja i konektori: Zapier, IFTTT i još mnogo toga
Pored službenih Power-Ups i Butlera, Trello ekosistem se širi ekstenzijama za preglednik, specifičnim dodacima i konektorima poput Zapiera i IFTTT-a. Ovi alati omogućavaju... Automatizirajte kreiranje i ažuriranje kartica na osnovu događaja u drugim aplikacijama koje koristite na svom poslu.
Na primjer, možete postaviti tijek rada tako da svaki put kada primite e-poruku s određenom oznakom u Gmailu, ona generira nova kartica na određenoj Trello pločiTakođer je moguće automatski kreirati kartice iz Evernote bilješki, novih događaja iz Google kalendara ili obrazaca s drugih platformi.
Ove vrste integracija čine Trello centralnim centrom za sve važno što se dešava u vašem digitalnom okruženju, eliminirajući potrebu za ručnom intervencijom. U kombinaciji s Butlerom i internim Power-Ups-ima, Možete postaviti vrlo kompletan sistem automatizacije koji je usklađen sa stvarnošću vašeg tima..
Ograničenja besplatne verzije i prednosti plaćenih planova
Rad s besplatnom verzijom Trella je više nego dovoljan za početak eksperimentiranja s automatizacijama i Power-Upsima, ali vrijedi biti svjestan njegovih ograničenja. Kao što je ranije spomenuto, Dozvoljeno je samo jedno aktivno pojačanje po ploči. u besplatnom planu, što vas prisiljava da pažljivo odaberete najvažniju integraciju ako ne želite preći na plaćeni plan.
Osim toga, Butler također ima Ograničenja korištenja ovisno o vrsti računaOvo se odnosi i na broj komandi koje se mogu izvršiti i na obim mjesečnih akcija. Za ličnu upotrebu ili male timove sa malo automatizacije, to je obično dovoljno, ali ako vaš tim želi automatizirati veliki dio svog radnog procesa, vjerovatno ćete morati razmotriti jedan od plaćenih planova.
Nadogradnja na viši plan vam omogućava da omogućite više Power-Upova po ploči, povećava Butlerove limite, daje pristup dodatnim prikazima (kao što su Vremenska linija, Tabela, Kontrolna tabla itd.) i nudi više opcija upravljanja i sigurnosti za preduzeća. Za timove koji se u velikoj mjeri oslanjaju na Trello za svoje upravljanje projektima i svakodnevna koordinacijaOvi dodaci mogu napraviti veliku razliku.
Kao što vidite, uz Trello, Butlera i prave PowerUps dodatke možete transformirajte jednostavnu ploču To je moćna platforma za koordinaciju timova, automatizaciju procesa i centralizaciju informacija. Kombiniranjem prečica, napredne pretrage, vanjskih integracija i pametnih pravila, možete stvoriti radno okruženje u kojem se rutinski zadaci obavljaju automatski, omogućavajući vašem timu da se istinski fokusira na ono što dodaje vrijednost. Podijelite ovaj vodič i više korisnika će saznati sve o Trellu i Butleru.
